Je kritischer das wirtschaftliche Umfeld, desto wichtiger ist aktives Forderungsmanagement! Mit einfachen Mitteln zur erfolgreicheren Forderungsbeitreibung.

Die Zahlungsmoral in der deutschen Wirtschaft verschlechtert sich zunehmend. Die Insolvenzen steigen bei Privatpersonen wie auch bei Unternehmen. Ein Grund für die mangelnde Liquidität sind die sich mehrenden Zahlungsausfälle. Um diese zu vermeiden bzw. so gering wie möglich zu halten, muss ein aktives Forderungsmanagement betrieben werden. Dies ist mehr als Inkasso, kann jedoch mit einfachen Schritten, aber konsequenter Durchsetzung, zu schnellen Erfolgen führen.

Einfache Regeln können helfen

Aktives Forderungsmanagement hört sich komplizierter an, als es ist. Mit einfachen Regeln lässt sich dies schon umsetzen.

Geschäftspartner kennen

Wichtig ist zunächst, dass man seinen Schuldner kennt, und zwar bevor man mit ihm Verträge schließt. Hierzu lassen sich externe Informationsquellen wie z. B. Wirtschaftsauskünfte nutzen. Aber auch das Abfragen der richtigen Informationen beim Geschäftspartner wie beispielsweise die Dauer der Geschäftstätigkeit, Bankdaten oder auch die Anzahl der Mitarbeiter lässt einen Rückschluss auf die Liquidität des Kunden zu. Solche Fragen lassen sich leicht in einen allgemeinen Informationsbogen integrieren, den man zu Beginn der Geschäftsbeziehung vom neuen Vertragspartner ausfüllen lässt.

Anreiz zur schnellen Zahlung schaffen

Auch kann es sinnvoll sein, dem Kunden einen Anreiz zu schaffen die Rechnung zeitnah zu begleichen. Ein klassisches Mittel hierzu ist die Einräumung eines Zahlungsrabattes. Bei größeren Beträgen bietet sich auch die Möglichkeit der Ratenzahlung an.

Korrekte und schnelle Rechnungsstellung

Die wichtigste Regel ist aber sicherlich seine Rechnungen zeitnah und korrekt zu stellen sowie einen konkreten Zahlungszeitpunkt für den Kunden zu definieren. Nur so wird vermieden, unnötig und unkalkulierbar Zeit im Rahmen des Forderungsmanagements zu verlieren. Die Formulierung "Zahlung spätestens 3 Wochen nach Zugang", ist rechtlich für den Gläubiger nachteilig. Wenn die Rechnung mit normaler Post geschickt wird, weiß der Gläubiger in der Regel nicht, wann diese zugegangen ist und wann der Ablauf der gesetzten Frist eintritt. Bei der Formulierung "Zahlung bis zum 15. Mai 2009", entstehen keine Missverständnisse und für alle Beteiligten ist klar, dass der Kunde ab dem 16. Mai 2009 in Verzug ist.

Konsequente Kontrolle

Im Anschluss daran ist es aber selbstverständlich notwendig, die Zahlungseingänge und -ausgänge konkret zu überwachen. Ein Zahlungsziel zu setzen und im Anschluss nicht konsequent durchzusetzen, macht die Zielsetzung überflüssig und führt zum einen zur Unglaubwürdigkeit wie auch zu Zeitverlust. Nur konsequentes Forderungsmanagement kann zum Erfolg führen!

Bestimmtes Mahnwesen

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Zahlt ein Kunde trotzdem nicht, stellt sich oft die Frage, wie nun vorzugehen ist, ohne den Kunden zu verlieren. Wichtig ist hierbei freundlich aber bestimmt vorzugehen. Hat man bei Rechnungsstellung ein bestimmtes Zahlungsziel angegeben, so muss der Kunde rechtlich gesehen nicht mehr angemahnt werden. Die oft verbreitete Vorstellung, dass der Gläubiger erst 3x mahnen muss, bevor er gerichtlich gegen den Schuldner vorgehen kann, ist falsch! In vielen Fällen ist eine Mahnung überflüssig, zieht man jedoch gleich vor Gericht, ist der Kunde weg. Eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung mit dem Hinweis, dass man immer mal eine Rechnung übersehen kann oder sich möglicherweise die Zahlungserinnerung mit dem Zahlungseingang überschnitten haben könnte, führt mit wenig Zeitverlust schon oft zum Erfolg. Auch hier sollte man, rein vorsorglich, einen konkreten Zahlungszeitpunkt für den Fall der tatsächlichen Zahlungsverzögerung angeben, um die Ernsthaftigkeit der Zahlungserinnerung zu unterstreichen.

Schnell professionelle Hilfe nutzen

Zahlt der Kunde auch auf die Zahlungserinnerung nicht, so ist es selten sinnvoll länger zu zuwarten. Ab diesem Zeitpunkt führt ein schnelles Handeln durch externe Hilfe früher zum Erfolg. Hier gibt es drei Wege:

1. "Verkauf" der Forderung, indem man diese an ein Inkasso- oder Factoringunternehmen abgibt
2. Die Beauftragung eines Anwaltes, der außergerichtlich wie auch gerichtlich gegen den Kunden vorgehen kann.
3. Bei Forderungen bis EUR 5.000 selbst vor Gericht ziehen (bei Forderungen ab EUR 5.000,01 herrscht Anwaltszwang)

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass der Schuldner per Gesetz bei Zahlungsverzug verpflichtet ist, auch die Kosten eines Anwaltes zu ersetzen. Die Kosten von Inkassounternehmen sind nicht zwingend vom Schuldner zu ersetzen, sondern meist vom Gläubiger zu tragen.

Tipp: Den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides kann jeder ohne besondere technische Voraussetzungen, online stellen. Somit kann das gerichtliche Verfahren gegen den Schuldner durch den Gläubiger selbst einleiten werden.

Erfolgreiche Zwangsvollstreckung

Rechtlich eintreiben lässt sich eine Forderung nur dann, wenn ein Gericht die Zahlungsverpflichtung des Schuldners festgestellt hat. Der schnellste Weg hierzu ist das Mahnverfahren. Der Mahnantrag wird vom Gericht nur formell geprüft. Der Schuldner hat die Möglichkeit gegen den Mahnbescheid Widerspruch einzulegen, sollte er der Ansicht sein die Forderung ist unberechtigt. Wird kein Widerspruch eingelegt, so wird ein Vollstreckungsbescheid beantragt. Mit Erlass des Vollstreckungsbescheides und der Zustellung an den Schuldner kann der Gläubiger nun die Forderung vollstrecken, auch wenn der Schuldner hiergegen noch Einspruch einlegen kann. Sollte er dies unterlassen, gilt der Vollstreckungsbescheid 30 Jahre. Diese sollten natürlich nicht abgewartet werden. Der meist schnellste Weg in der Zwangsvollstreckung an sein Geld zu kommen, ist eine Kontopfändung. Spätestens an diesem Punkt macht es sich nun bezahlt, sich zu Beginn der Geschäftsbeziehung hinreichend über seinen Geschäftspartner erkundigt zu haben. Die Kenntnis von Bankverbindungen oder anderer Geschäftspartner, bei denen man Forderungen pfänden kann, eröffnet bessere Möglichkeiten als eine reine Sachpfändung.

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Präsentation zum Vortrag bei der IHK-Regensburg vom 29. April 2009